Nel 2026, in Italia, esiste un'azienda con trenta milioni di fatturato, cinquanta camion in
circolazione e duecento persone operative distribuite sul territorio. La sera prima di ogni
giornata lavorativa, una persona si siede davanti a un foglio Excel e costruisce manualmente il
piano per il giorno successivo: chi va dove, con quale mezzo, in quale ordine, con quale carico.
Lo fa da anni, e lo fa bene perché è brava.
I problemi arrivano quando questa persona si ammala.
Non è un caso inventato, ma un episodio raccontato da un cliente durante una delle nostre sessioni
di lavoro. Il pianificatore aveva preso una brutta febbre. L'azienda aveva continuato a funzionare
(a fatica, con le altre persone che facevano del loro meglio) ma il vero piano, quello
ottimizzato, quello che sa dove sono tutti i mezzi e tutti i vincoli, esisteva solo nella testa di
una persona che stava lavorando con trentanove di febbre perché non c'era alternativa.
Secondo un'analisi pubblicata da
Il Sole 24 Ore, circa il 60% delle PMI italiane del settore logistica e trasporti gestisce ancora le spedizioni
senza soluzioni digitali verticali, una quota nettamente superiore alla media europea. Se questo
dato sembra troppo anacronistico rispetto all'idea mentale che abbiamo della digitalizzazione
delle imprese al giorno d'oggi, controllate la data di pubblicazione: 2025.
Quello che segue è un tentativo di capire perché, e cosa significa quando il sistema smette di
reggere.
In 15 milioni su un foglio Excel
L'immagine più precisa della logistica italiana non digitalizzata non è quella di un'azienda
arretrata o disorganizzata, ma quella di un'azienda che ha investito enormemente (nei mezzi, nella
rete, nelle persone), ma ha fermato gli investimenti esattamente un passo prima di quello che
avrebbe moltiplicato il valore di tutto il resto.
Un operatore con cinquanta camion da trecentomila euro l'uno ha messo quindici milioni
nell'infrastruttura fisica. La pianificazione di quella stessa flotta avviene ancora su un foglio
Excel aggiornato la sera prima. Il disallineamento non è finanziario, perché qualche migliaia di
euro per un sistema digitale integrato è irrilevante rispetto ai numeri in gioco. La fallacia,
allora, è cognitiva. La logica implicita è credere che il sistema funzioni. Gli autisti escono la
mattina, le consegne vengono fatte, i clienti sono soddisfatti. Perché cambiarlo?
La risposta non riguarda i giorni normali, ma tutto il resto: un autista con il mezzo in avaria,
una strada chiusa per un incidente, un ritardo a catena che riorganizza l'intera giornata
operativa. È importante notare che questi non sono eventi straordinari nella logistica, ma fanno
parte del concetto stesso di logistica. E in un sistema costruito su un foglio stampato la
mattina, ogni imprevisto si gestisce con telefonate, aggiustamenti a memoria e molta
improvvisazione.
La variabile che nessuno misura
Un autista esce alle nove. Alcune volte rientra alle diciotto e trenta, esausto. Altre volte alle
quindici, con il lavoro già finito. L'azienda non sa perché. Non ha strumenti per capire se il
problema è il routing, la distribuzione dei carichi, i tempi di sosta, la densità
geografica delle consegne. Sa solo il risultato finale, e lo sa il giorno dopo, quando è già
troppo tardi per cambiare qualcosa.
I mezzi percorrono chilometri in più del necessario. Le ore di lavoro si distribuiscono in modo
disomogeneo. Le finestre di consegna vengono rispettate o mancate senza che ci sia un feedback
sistematico su cosa ha fatto la differenza. L'ottimizzazione non avviene perché non si dispone
della materia prima per farla: il dato in tempo reale.
L'Istat, nel report ICT 2024, registra un dettaglio in controtendenza rispetto a quasi tutti gli altri settori: nel 2024 il
numero di imprese italiane che dichiara di usare AI per la logistica si è ridotto di un quarto
rispetto all'anno precedente. Mentre l'adozione cresce in marketing, amministrazione e R&D,
nella logistica va indietro. Una ragione è, banalmente, strutturale: è difficile usare strumenti
avanzati su processi che non sono ancora stati digitalizzati nella forma più elementare.
Quando la conoscenza vive in una sola testa
In molte aziende logistiche italiane, la capacità di pianificazione non è consultabile nero su
bianco, ma spesso risiede in una singola persona. Questa persona conosce i percorsi, i clienti
difficili, i vincoli non scritti da nessuna parte, le preferenze degli autisti, i pattern
stagionali. Ha costruito questa conoscenza in anni di lavoro e la porta con sé ogni mattina quando
apre il già citato foglio Excel. Quando non c'è – che sia per malattia, ferie, o perché ha trovato
un'altra opportunità, l'azienda scopre che non ha mai avuto un sistema di pianificazione, ma solo
un esperto di pianificazione che usa un foglio Excel come interfaccia.
La conoscenza operativa è rimasta intrappolata in una forma che non si trasferisce, non si scala
né si interroga. Non esiste un modo per chiedere al foglio Excel "mostrami tutti i giorni in cui
il settore nord ha avuto ritardi superiori ai trenta minuti" o "qual è il
routing ottimale se questo autista non è disponibile". Quella conoscenza non è mai stata
catturata in una forma utilizzabile. L'organizzazione dipende strutturalmente dalla continuità di
un individuo specifico. E lo scopre solo quando quella continuità si interrompe.
Troppi strumenti, zero visione d'insieme
La frammentazione tecnologica nella logistica italiana ha una forma precisa e paradossale: non
un'assenza di strumenti, ma un eccesso di strumenti che non comunicano tra loro.
Un'azienda tipo ha un gestionale per gli ordini, un sistema GPS sui mezzi (spesso hardware
dedicato, con SIM e abbonamento separato), un foglio Excel per la pianificazione, un CRM per i
clienti, e una serie di messaggi WhatsApp tra ufficio e autisti per gestire gli imprevisti. Ognuno
di questi strumenti registra qualcosa, ma nessuno produce una visione d'insieme.
Il dato esiste nel GPS. La disponibilità del mezzo è nel gestionale. Il vincolo del cliente è
nella testa del pianificatore. Riconciliare tutto questo richiede un essere umano che aggiorni
continuamente un quadro mentale che non è scritto da nessuna parte, e che scompare con lui quando
finisce il turno.
Secondo l'Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI del Politecnico di Milano, il 54% delle PMI italiane dichiara di investire con intensità nel digitale, ma solo il 19%
adotta tecnologie avanzate in modo strutturato. L'ostacolo principale, indicato dal
62% delle aziende nel campione TIG 2025, non è il costo né la complessità tecnica: è l'integrazione con i sistemi già in uso. Perché non
sono gli strumenti a mancare, ma una cabina di regia in grado di connetterli.
Come lo affrontiamo in Geckosoft
Quando incontriamo un'azienda logistica, la prima domanda che poniamo è questa: cosa succede
quando il vostro pianificatore non c'è?
È una domanda scomoda perché la risposta rivela quasi sempre la stessa cosa: un sistema che regge
finché tutto va bene e non ha strumenti per quando smette di farlo. Da lì apriamo una
conversazione che non riguarda quale software adottare, ma come la conoscenza operativa è
distribuita, dove si perde la visibilità, quanto costa ogni giorno non vedere quello che sta
succedendo.
Everplan nasce da questa conversazione. È la piattaforma che abbiamo costruito per portare la
pianificazione logistica dal foglio stampato la sera prima a una regia digitale in tempo reale:
routing ottimizzato, riassegnazione automatica in caso di imprevisti, monitoraggio delle
operazioni attraverso l'app già sullo smartphone degli autisti, senza hardware aggiuntivo o SIM
dedicate. Non richiede di sostituire i sistemi esistenti, ma ti aiuta a connetterli. ERP, CRM,
fogli Excel e sistemi legacy confluiscono in un'unica vista operativa.
Quello che le aziende scoprono, quasi sempre, non è che il loro sistema era sbagliato. È che non
avevano mai visto cosa stava succedendo davvero. La prima settimana con Everplan non ottimizza la
logistica: la rende visibile. Da lì in poi, si lavora su qualcosa di reale.
Vuoi capire cosa significherebbe nella tua operatività?
Contattaci.
