Gestire la complessità nei grandi progetti di digitalizzazione

Chi ci conosce sa che accompagniamo realtà di qualsiasi dimensione nel processo di transizione digitale, con itinerari dedicati e costruiti su misura. Ma oggi vogliamo entrare nello specifico della gestione di grandi progetti di digitalizzazione, come partner tecnologico di organizzazioni particolarmente complesse e strutturate.

Perché se la digitalizzazione è una priorità in qualsiasi organizzazione, nelle realtà più strutturate, come enti pubblici, grandi aziende, consorzi e altri interlocutori multisoggetto, questa priorità deve fare i conti con una governance della transizione digitale attenta e puntuale. Non basta avere la tecnologia: serve metodo, visione sistemica e una gestione del progetto che tenga conto delle specificità di contesti articolati e ad alta regolamentazione.

Abbiamo, quindi, intervistato Paolo Tesser, project manager di Geckosoft, che ci ha raccontato la sua esperienza in grandi progetti di digitalizzazione, come quello che abbiamo realizzato per Kairos, relativo al censimento digitale e la valutazione del rischio dei ponti su tutto il territorio nazionale. Un progetto portato avanti dal Consorzio Fabre, in cui, oltre a Geckosoft, sono state coinvolte università, enti di ricerca, enti pubblici e privati, nei settori dell’ingegneria civile e dell’architettura. Oppure come GEST per USL Toscana, la smart solution di project management firmata Geckosoft, configurata per rispondere alle esigenze specifiche dell’ente sanitario regionale nella gestione strutturata dei propri progetti, con particolare attenzione alla pianificazione, al monitoraggio e alla rendicontazione. Uno strumento altamente configurabile, in grado di supportare diversi ruoli operativi e offrire una visione integrata e aggiornata dello stato di avanzamento delle attività.

Due schermate di Kairos e GEST

Da questa chiacchierata è nato un prontuario Geckosoft alla gestione di grandi progetti di digitalizzazione, da tenere qui, come guida, anche non esaustiva e in divenire, per nuovi Geckos, per altri project manager, per le grandi realtà che avranno bisogno di iniziare un percorso di transizione digitale con un partner tecnologico che sappia orientarsi nella doppia complessità, quella dell’innovazione tecnologica e quella organizzativa.

1. Allineati prima ancora di lavorare

C’è un grande lavoro di preparazione a monte di eventuali contratti di collaborazione con grandi enti. Si tratta di allinearsi agli standard richiesti per potersi iscrivere ai registri di fornitori di ogni singola organizzazione. Oltre a eventuali e specifici standard interni da vedere caso per caso, ce ne sono di comuni. Eccone alcuni.

• Le norme ISO, come per esempio la certificazione ISO 9001
• I requisiti GDPR
• L’eIDAS – firme elettroniche e l’identità digitale
• Le linee guida AgID – interoperabilità, accessibilità, sicurezza e infrastrutture

2. Fai una mappa dettagliata

Ogni progetto inizia con un lavoro di analisi del contesto e definizione degli obiettivi, ma nei progetti più complessi è fondamentale comprendere anche la struttura organizzativa, le esigenze delle diverse parti coinvolte, non solo quando si tratta di realtà multi-soggetto, ma anche quando il soggetto è uno e particolarmente strutturato. Quindi, chiarisci bene quali sono le richieste della dirigenza, dell’area IT, degli uffici operativi, dell’area business, degli utenti finali. Se possibile fai interviste qualitative, analizza i flussi documentali, mappa i sistemi legacy, ovvero i sistemi informatici datati ma ancora in uso, e cerca di capire le criticità passate. Quindi identifica i KPI per ogni obiettivo condiviso.

3. Imposta una regia trasparente e condivisa

Adotta un modello di governance leggera ma solida, in grado di adattarsi ai momenti più complessi del progetto. Ecco quello che non deve mancare:

• Una definizione puntuale dei diversi livelli di approvazione, sia documentale, sia di test. Ad esempio: approvazione interna, approvazione reparto IT, approvazione reparto business.
• Cronoprogramma condiviso, con stato di avanzamento e scadenze.
• Comitati di progetto programmati con cadenza regolare.
• PMO come punto di raccordo e definizione chiara delle diverse responsabilità.
• Parallelamente allo sviluppo tecnico, un piano di comunicazione e di onboarding per tutte le figure e i reparti coinvolti.

4. Preparati alla quantità extra di email e documenti

Non sottovalutare il tempo che dovrai dedicare ad approvare documenti e verbatim delle riunioni, e a leggere le email. Alcune di queste saranno destinate a te, in altre sarai semplicemente in copia, ma dovrai comunque tenerti sul pezzo. Organizza un sistema di etichette per la posta in arrivo, e di ricerca avanzata per trovare subito le informazioni che ti interessano in ogni fase del progetto. In questo viaggio non scordarti mai la tua stella polare: il contratto.

5. Bilancia l’avanzamento fra obblighi formali e necessità funzionali

Le fasi tipiche dei progetti digitali sono:

• Analisi e progettazione
• Sviluppo e testing
• Rilascio controllato/sandbox
• Deployment finale e formazione
• Monitoraggio post go-live

I tempi sono spesso vincolanti, ma devono essere realistici. Per questo potrebbe essere utile adottare una metodologia ibrida, con fasi strutturate (metodologia Waterfall) per gli obblighi formali, e un’impostazione Agile, più dinamica e collaborativa, per lo sviluppo delle funzionalità.

6. Governa le modifiche fisiologiche, le richieste extra e le criticità

Nonostante la definizione del progetto nel contratto e la mappatura iniziale degli step di avanzamento, man mano che si va avanti con la realizzazione, è naturale dover scendere a patti con modifiche, richieste ed eventuali criticità. Sia perché le fasi di test implicano modifiche e richieste extra, sia perché possono capitare criticità tecniche o di altra natura, soprattutto in progetti di questo tipo caratterizzati da tempi lunghi, ma anche da scadenze improrogabili e vincolanti. In ogni caso l’importante è condividerle con tutti i soggetti coinvolti, fare tutte le valutazioni economiche e di tempistiche del caso, e far approvare ogni modifica dalle diverse aree coinvolte.

7. Proteggi il dato alla fonte

Chiudiamo, per il momento, con una nota meno organizzativa e più di contenuto. Ma è importante sottolinearlo, perché agli occhi di grosse organizzazioni è un aspetto particolarmente critico. Quando si parla di progetti di digitalizzazione di grandi dimensioni le soluzioni tecnologiche devono essere scalabili, interoperabili, modulari e attente alla sicurezza, alla privacy e all’accessibilità. Inoltre, data la mole di informazioni (per esempio, nel caso di Inspicio, parliamo di dati relativi a oltre 16 mila ponti), è fondamentale assicurarsi la correttezza del dato alla fonte.

Insomma, digitalizzare una grande realtà è una vera impresa, e richiede competenze trasversali, capacità di relazione, visione tecnica e conoscenza del contesto normativo. Per questo motivo è fondamentale scegliere un partner tecnologico che abbia esperienza, metodo e la giusta sensibilità organizzativa.

Grazie a Paolo per i preziosi consigli. Se hai altri punti da aggiungere al nostro prontuario scrivici. Se invece vuoi intraprendere un progetto di digitalizzazione, grande o piccolo che sia, contattaci!